Betalningsfrekvens
Vid betalningstillfället
Det finns franchisesystem där franchisetagarens kund kan betala direkt till franchisegivaren för den tjänst eller produkt denne köper. Detta kan exempelvis vara en franchisekedja knuten till ett försäkringsbolag. I en sådan kedja förmedlar franchisetagaren försäkringsbolagets försäkringar och kunden betalar direkt till franchisegivaren. När köpet är fullbordat betalas provisionen minus franchiseavgiften ut till franchisetagaren. På det viset tas franchiseavgiften ut innan franchisetagaren får sina pengar.
Överlåta fakturor till franchisegivaren
Vid det man brukar kalla Business-to-business, alltså där franchisetagaren säljer sina varor eller tjänster direkt till ett annat företag, uppstår ju intäkterna genom att franchisetagaren fakturerar kunden. När kunden betalar går pengarna in på franchisetagarens konto och man kan inte ta ut franchiseavgiften direkt vid kundens betalning.
I en del franchisekoncept som säljer till företag har man löst frågan genom överlåtelse av fakturan till franchisegivaren. Franchisegivaren sköter franchisetagarens fakturering. Varje faktura är franchisetagarens men den skrivs ut och skickas av franchisegivaren. På varje faktura anges att fordran överlåtits till franchisegivaren. Franchisegivaren äger nu fordran. När fakturan betalts av kunden, betalar franchisegivaren ut fakturans belopp minus franchiseavgifterna till franchisetagaren. På det viset skapas en ordning som ger franchisegivaren sin avgift direkt i samband med att franchisetagarens intäkt uppstår.
Fördelarna med dessa båda inbetalningssätt för franchisegivaren
- Franchisegivaren får sina avgifter samtidigt som franchisetagaren, kredittiden blir garanterat noll dagar.
- Franchisegivaren blir skyldig franchisetagaren pengar och inte tvärtom. Det innebär att det inte uppstår betalningsförseningar och växande restskulder.
- Franchisetagaren behöver inte göra någon fysisk utbetalning till franchisegivaren, vilket undanröjer en källa till irritation och värdet av det bör inte underskattas.
Löpande betalning från franchisetagaren
De allra flesta franchisesystem tillämpar emellertid inte någon av de betalningsrutiner vi beskrivit ovan. Det kan bero på att man inte tänkte på möjligheten när man började uppbyggnaden och därefter haft små möjligheter att ändra. Men det kan också bero på att det helt enkelt inte är möjligt av något skäl. I detaljhandels- och restaurangbranschen är det mest vanligt att franchisetagaren betalar in avgifterna löpande. Eftersom kundernas betalning till stor del sker kontant eller med kreditkort är det helt enkelt inte praktiskt att låta intäkterna först gå via franchisegivaren.
För det fall det är mest lämpligt att ta in franchiseavgiften som en löpande inbetalning från franchisetagaren bör man dock tänka på följande:
- Betalning bör ske regelbundet enligt särskild anvisning i franchiseavtalet.
- Intervallet bör helst vara en gång per vecka om franchisetagarens intäkter inkommer regelbundet. Det finns de som tar in avgiften en gång per månad, men ju kortare intervall desto bättre.
Preliminär avgift, autogiro och avräkning
För att säkerställa att franchisetagaren inte drar på betalningarna används ibland en lösning delvis kopierad från svensk skatteadministration, nämligen preliminär avgift. Om det rör sig om en rörlig avgift baseras avgiften för ett helt verksamhetsår på franchisetagarens budgeterade intäkter. Avgiften fördelas sedan antingen i enlighet med verksamhetens säsongsvariationer eller också fördelas den på ett antal betalningstillfällen. Fördelen med att låta avgiften fördelas över året på samma sätt som intäkterna är ju att det inte ska bli allt för betungande om intäkterna är små under en lågsäsong.
När avgiftsnivån per betalningstillfälle är fastställd kan man ordna en automatisk betalningsfunktion genom att använda så kallat autogiro. Franchisetagaren uppdrar åt sin bank att automatiskt betala ut avgiften till franchisegivaren i enlighet med ett på förhand fastställt schema. För att inte hamna i diskussion om hur stora dessa preliminära inbetalningar ska vara krävs att man klarat ut detta i franchiseavtalet.
Med jämna mellanrum kan man göra en avräkning av preliminär franchiseavgift. Avräkningsperiodens längd skulle kunna vara kvartal, tertial eller halvår. Vid avräkningen jämförs den preliminära avgiften med den slutliga, varmed under- eller överskottet regleras genom en särskild in- eller utbetalning.
