Rekryteringsprocessen för singelrespektive multipel franchisetagare

För att genomföra en effektiv rekryteringsprocess krävs dels att man vet hur man rent praktiskt ska gå till väga, dels förmåga att göra de rätta bedömningarna både när det gäller situation och person. Här får du råd om tillvägagångssättet men du kan bara lära dig att göra rätt bedömning genom de erfarenheter du skaffar dig av flera rekryteringsprocesser.

Leta efter fel och brister

Som i alla rekryteringsprocesser är det lätt att fångas av entusiasm och överse med saker som man kan se eller ana sig till. Det är viktigt att vara uppmärksam på detta och att försöka hitta de brister som en kandidat har.

Förberedelser för en specifik etablering

Vi har tidigare i det här kapitlet diskuterat generella krav man ska ställa på en franchisetagare. När man rekryterar till en specifikt angiven etableringsplats är fördelen att det redan från start är underförstått att etableringsområdet är noga utvärderat av franchisegivaren. Då framgår det också att det är flera som söker och därmed konkurrerar om etableringen, vilket skapar en hälsosam balans mellan kandidaten och franchisegivaren redan från början.

Rekryteringsannons

Annonsering efter franchisetagare sker med fördel på lokalpressens sidor för platsannonser. Tidningar har ofta erbjudanden om att annonsera under två dagar, exempelvis torsdag och söndag. Om tiden och budgeten tillåter är det att rekommendera eftersom koncentrationen under några få dagar skapar ökad uppmärksamhet.

Nedan finns ett exempel på hur man kan utforma en rekryteringsannons. Börja med att göra en checklista på vad som bör vara med i annonsen:

• Franchisens varumärke och slogan
• Kort ingress som beskriver franchisens verksamhet
• Meddelanden eller ”anslag” av typen ”Starta eget”, ”Bli din egen…”, ”Franchisetagare till YYY i X-stad” etc
• ” Vad man erbjuder”. Exempelvis:
  • Nyckelfärdigt koncept
  • Utbildning
  • Konkurrenskraftigt sortiment
  • Attraktiv marknad
  • Kollegor
  • Branschkunskap
• ”Vad man söker”. Exempelvis:
  • Relevant erfarenhet
  • Ett intresse för branschen
  • Tillgång till lämplig lokal
  • Ordnad ekonomi
• Telefontid
  När man kan nå franchisegivaren
• Telefonnummer, adress, internet- och e-postadress. Annonsen bör finnas även på franchisegivarens webbplats.

Telefonintervju och gallring

Telefonintervjun är din första kontakt med franchisetagarkandidaterna. Det är därför både viktigt att ge ett bra intryck och samtidigt utföra en effektiv intervju. Tänk på att du som franchisegivare är både säljare och köpare på samma gång. Det gäller alltså att samtidigt både sälja konceptet och att utvärdera en framtida samarbetspartner.

Intervjuer

Nästa steg är att välja ut några för personliga intervjuer. Eftersom det är första gången franchisegivaren träffar den möjliga franchisetagaren är det viktigt att ge ett förtroendefullt och professionellt intryck. Kom dock ihåg balansen mellan att vara säljare och köpare. Det presentationsmaterial som skickas till kandidaterna inför intervjun bör innehålla:

• Följebrev med uppgifter om datum, tid och plats för intervjun, samt en uppmaning om att fylla i bilagd intresseanmälan och ha med den till intervjun.
• Broschyr – kort beskrivning av franchisen
• Beräkning av kapitalbehov
• Referenslista
• Intresseanmälan

Förhoppningsvis är kandidaten väl påläst när han eller hon kommer till intervjun, varför den muntliga presentationen kan fokuseras kring väsentligheterna.

Var noga med att registrera och anteckna det spontana intrycket av kandidaten. Lita på din egen ”magkänsla”, den stämmer ofta. Bländas inte av en imponerande cv utan tänk på att personen ska bli en samarbetspartner för lång tid framöver.

Oftast finns det behov av att göra fler intervjuer med de mest intressanta av kandidaterna. Det är just genom att intervjua kandidaterna vid flera tillfällen under lite olika omständigheter som man får en tydligare bild av deras personlighet och övriga förutsättningar.

Överlämnande av franchiseprospekt och franchiseavtal

Under intervjuarbetet kan franchisegivaren lämna ifrån sig valda delar av innehållet i franchiseprospektet. Det är dock viktigt att inte lämna ifrån sig affärskritisk information för tidigt i processen, särskilt om man anser att informationen är känslig ur konkurrenshänseende. Var gränsen ska dras måste bedömas särskilt för varje franchisekoncept.

När franchisegivaren beslutat sig för vem man vill skriva avtal med är det dock viktigt att i god tid lämna ifrån sig franchiseprospektet i dess helhet och franchiseavtalet till kandidaten. Det är väsentligt att kandidaten dels har fått god tid på sig att tillgodogöra sig innehållet och dels har fått tillfälle att konsultera advokat och andra rådgivare. Hur lång tid som en kandidat ska få på sig kan variera något men det ska gå minst 14 dagar från det att kandidaten mottagit franchiseprospektet och franchiseavtalet tills avtalet slutligen undertecknas.

Vid mottagandet av franchiseprospektet och franchiseavtalet bör kandidaten underteckna ett mottagningsbevis som visar vilket datum dokumenten mottogs. Kandidaten bör också underteckna ett sekretessavtal i samband med mottagandet av dokumenten.

Avslut

När franchisegivaren har valt ut den bästa kandidaten är det lämpligt att ha ett avslutmöte och det kan med fördel äga rum hemma hos kandidaten. Ett besök i hemmet ger ovärderlig information om kandidatens privatliv. Det ger dig ytterligare en viktig byggsten i värderingen av kandidaten.

Om du upptäcker avsevärda skillnader mellan den bild som kandidaten givit dig om sig själv och vad som framkommer i mötet i bostaden bör du dra öronen åt dig.

Spara lite i bakfickan

Ett koncept med rätt förutsättningar erbjuder en rad fördelar. Rätt skött borde därför en franchisetagares verksamhet ge fin utdelning på sikt. Det kan vara bra att inte ”bränna” av alla fördelar du är beredd att ge franchisetagaren under införsäljningen. Om du sparar lite i bakfickan har du möjligheten att överraska positivt när avtalet väl är skrivet och verksamheten igång. Att ge lite mer än man lovat skapar bra grund för ett långt samarbete.

Information i lämpliga portioner

Tänk på att ingen vill ha negativa överraskningar sent i rekryteringsprocessen. I den information du lämnar kandidaterna finns alltid vissa mer eller mindre ”svårsålda” förhållanden, åtaganden eller paragrafer. Ta upp dessa tidigt i rekryteringsprocessen. Om de kommer i slutskedet av förhandlingarna kan de leda till att det inte blir något avtal.

Kom ihåg att alla kalkyler ska vara stämplade med KALKYLEXEMPEL, med en förklarande text som talar om att kalkylen enbart ska betraktas som ett diskussionsunderlag.

Franchiserelationen – vägen mot ”informell bestämmanderätt”

Redan under rekryteringen startar en affärsrelation med franchisetagaren som ofta blir mycket långvarig. Det är därför väsentligt att vara noggrann med information och varna för de risker som finns i konceptet. Genom att ge mer än utlovat, ställa upp mer än förväntat men samtidigt stå fast vid i sina krav på franchisetagaren kan man skapar en mycket unik relation – franchiserelationen.

Från rekryteringsperioden och under samarbetets gång kommer du som franchisegivare att få rikligt med tillfällen att visa omtanke, hänsyn men också fasthet i dina krav på samarbetet. Successivt uppnår du tillsammans med de mer handfasta maktförhållandena i en franchisekedja en relation som ger dig möjlighet att åstadkomma en god styrning utan att egentligen ha någon formell ordergivningsrätt. När du kan styra utan att ta fram franchiseavtalet eller andra maktmedel har du något ovärderligt – informell bestämmanderätt.