Arbetsuppgifter för franchisegivaren

I det dagliga samarbetet blir det snart väldigt tydligt hur arbetsfördelningen i sin tur påverkar respektive parts kostnad för dessa arbetsuppgifter när det gäller personal och andra kostnader. Som tidigare har sagts så strävar man alltid efter att franchisetagaren ska göra det som kräver daglig närvaro och detaljhantering emedan franchisegivaren ska göra det man kan göra för många på en gång.

I många fall faller det sig också naturligt vilka arbetsområden som bäst görs för flera på en gång, det vill säga där man kan utnyttja stordriftsfördelar.

Här är en kort beskrivning av arbetsområden som ofta är franchisegivarens ansvar.

Etablering, rekrytering och ägarbyten

Under de första åren i en uppbyggnad tar expansionsarbetet en mycket stor andel av arbetet på Supportkontoret. Beroende på vilken typ av bransch det rör sig om får arbetet lite olika inslag. Inom detaljhandel och restaurang är sökande efter och förhandlingar om lokaler en vä- sentlig del av arbetet medan den frågan knappt tar någon tid alls inom business-to-business. Gemensamt för de flesta franchisegivare är dock oftast följande arbetsuppgifter när det gäller rekrytering och etablering:

• Marknadsföring av franchisen – exempelvis annonsering
• Telefonsvar på annonsering
• Intervjuer av kandidater
• Avtalsdiskussioner med kandidatens rådgivare
• Bankmöten

Efter några år så är det inte ovanligt att franchisetagare vill sälja sitt företag. Självklart ska franchisegivaren spela en aktiv roll även i ägarbytet. Dels gäller det att godkänna den som ska köpa franchisetagarens företag och dels gäller det att kontrollera att ägarbytets villkor och finansiering skapar rätt förutsättningar för den nye franchisetagaren.

Inköp och leverantörsförhandlingar

Om franchisegivaren, eller något närstående bolag, levererar sortimentet till franchisetagaren, blir själva handeln en stor del av det dagliga arbetet. Ofta är själva skälet till att franchisegivaren byggt upp franchisekedjan just att säkerställa distributionen av sina varor eller tjänster. Detta förekommer i många branscher såsom konfektion, försäkring, kontorsmaskiner, vitvaror, kaffe med mera. Listan kan göras lång.

I de franchiser där franchisegivaren inte levererar sortimentet blir istället förhandlingar med kedjans leverantörer en viktig del i den support franchisegivaren står för. Dessa förhandlingar kan ju i vissa stycken vara avgörande för lönsamheten i kedjan.

Vissa franchiser levererar i huvudsak en tjänst, exempelvis:

• Transport, bud, spedition
• Jurister
• Fastighetsmäklare
• Motion/viktminskning
• Tryckeri
• Bilrecond
• Hotell/Vandrarhem

I de franchiser där tjänster är den största delen av verksamheten blir arbetet med inköp och leverantörsförhandlingar i huvudsak inriktat på insatsvaror, företagsrelaterade tjänster, försäkringar och liknande. Det är självfallet viktigt att utnyttja varje liten samordningsfördel även för dessa franchisegivare, men i allmänhet tar inte det lika mycket av franchisegivarens tid som i de fall som beskrivits ovan.

Marknadsföring och försäljning

Marknadsföring av kedjan på lokal, regional och nationell nivå är ett arbetsområde som de allra flesta franchisegivare ägnar tid åt. En del branscher är mycket marknadsföringsintensiva, och arbetet med marknadsföringen blir därmed centralt för franchisegivaren och upptar en stor del av den support som ges till franchisetagarna. Fastfood är exempel på en sådan bransch där arbetet med marknadsföringen är mycket viktig. Arbetet innehåller ofta delar av följande:

• Marknadsplanen
• Innehåll i budskap
• Priskalkylering för kampanjerbjudanden
• Arbete med reklambyrå
• Kampanjinformation
• Medieinköp och medieplanering
• Material till lokal marknadsföring

I vissa business-to-business-branscher kan just själva marknadsföringen vara mindre viktig och ersätts då ofta av direkt försäljningsbearbetning. I sådana branscher är det inte heller ovanligt att kedjan kan teckna avtal med kunder som finns över hela eller delar av landet eller den aktuella marknaden. Det är då inte ovanligt att franchisegivaren har en central försäljningsorganisation som bearbetar nationella kunder i syfte att teckna avtal där kedjan och därmed dess franchisetagare får leverera till kunden lokalt i den ort där franchisetagaren befinner sig. Eftersom denna arbetsuppgift kräver försäljningspersonal är det ett resurskrävande arbete samtidigt som väsentliga stordriftsfördelar kan uppnås. I dessa fall är ofta centrala kundavtal en stor del av den support franchisegivaren ger till franchisetagaren. Exempel på franchisebranscher där detta förekommer är:

• Kontorsmaskiner
• Däck – framförallt lastbilsdäck
• Direktreklam
• Bud & transport
• Hotell

Utbildning och ”Training”

I varje franchisekoncept åligger det franchisegivaren att upprätthålla och utveckla franchisetagarnas förmåga att driva det affärskoncept som ligger till grund för franchisen. Efterhand som resurserna växer med kedjans utveckling växer också vanligen förmågan att ge en väl fungerande utbildning. Vanliga områden för utbildning och fortbildning är:

• Försäljningsmetodik
• Konceptrelaterad verksamhet, exempelvis:
  • produktion
  • montering
  • databashantering
  • produktutbildning
  • butiksarbete
• Personal och administration
• Företagsledning

I vissa franchisekoncept blir med tiden utbildningsfunktionen stor, med anställd personal och särskilda lokaler för ändamålet, medan det i andra framgångsrika franchisesystem inte är så omfattande. Gemensamt för de flesta franchisekedjor är dock att omfattningen är mindre i början av expansionen och växer efter hand.

Kvalitetssäkring

Hand i hand med utbildning går också franchisegivarens ansvar att kontrollera franchisetagarnas kvalitet i sitt sätt att driva affärskonceptet. Syftet med kvalitetssäkringen är att bevara och höja kvaliteten på det som levereras till kunden under det gemensamma varumärket. Det ställs höga krav på franchisegivaren när det gäller detta arbete, och kraven kommer både från franchisegivaren själv och från franchisetagaren. Båda är beroende av den gemensamt levererade kvaliteten. Längre fram i detta kapitel kan du läsa mer om kvalitetssäkringsfrågan.

Franchise controller

En särskilt viktig del av franchisegivarens arbete är att fungera som kommersiell och ekonomisk controller i kedjan. Det betyder inte att franchisegivaren är en renodlad kontrollant eller ekonomichef utan mer en analytiker och problemlösare. Det gäller att utveckla franchisetagare med bra ekonomi till att bli ännu bättre och att upptäcka dålig ekonomisk utveckling på ett tidigt stadium. Vi beskriver detta utförligare längre fram i detta kapitel.

Konceptutveckling och ”Rådsrepubliken”

Att utveckla konceptet är något franchisegivaren ständigt arbetar med på alla områden, till exempel genom att utveckla produkterna, tjänsterna, butikerna, vilka metoder man använder för bearbetning av kunder och den marknadsföring man använder sig av. Det är naturligt att franchisegivaren och franchisetagarna samarbetar om detta, eftersom franchisetagarna ständigt får nya erfarenheter och kundreaktioner i sitt dagliga arbete i verksamheten.

Många franchisekedjor arbetar med konceptutvecklingen i olika typer av råd, vilket du kan läsa mer om i kapitel 8, Arbetsfördelning mellan franchisegivare och franchisetagare. Ett råd består ofta av representanter från både franchisegivaren och franchisetagare, men dagordning, målsättningar och arbetsfördelning sätts av franchisegivaren. Detta brukar vara ett mycket framgångsrikt sätt att arbeta.

Kommunikation, umgänge, erfarenhetsutbyte och samarbete

En av de saker som franchisetagare nästan alltid anger som en av fördelarna med att driva sitt företag inom en franchisekedja är att man har kolleger som gör samma sak som en själv. I det ligger ett behov av att umgås, byta erfarenheter och få nya idéer och bekräftelse på egna idéer från andra som är insatta i och har förmågan att förstå ens verksamhet och situation. Detta är högst mänskliga behov och är väl inte unikt för franchisetagare. Svårigheten för företagare som inte är med i franchisekedjor är dock att det ofta inte finns någon som just sysslar med samma sak som en själv, förutom konkurrenter.

Om man tillgodoser behovet av umgänge och samarbete i en franchisekedja på rätt sätt kan en oöverträffad dynamik skapas. De erfarenheter som franchisetagarna får i sin dagliga verksamhet när det gäller kundreaktioner, personal, produkter och tjänster är oersättliga. Franchisegivarens uppgift är att organisera samarbetet så att denna kreativitet kanaliseras på rätt sätt. Det åstadkommer man bäst genom aktiviteter av följande slag:

• ”Rådsrepubliken”
  Franchisegivaren etablerar olika typer av råd bestående av franchisetagare och representanter från franchisegivaren. Se ovan.
• Erfarenhetsdagar
  Konferenser och sammanträden med personer med samma funktion hos olika franchisetagare, exempelvis säljare, kundmottagare, ekonomipersonal.
• Ägarkonferenser
  Konferenser med enbart ägare av franchisetagarna.
• Kedjekonferens
  Konferens för all personal i kedjan.

Det finns inte särskilt många franchisekedjor där den allmänna uppfattningen är att kedjan anordnar för mycket tillfällen till samarbete eller skapar för mycket information. Gemensamt för alla kedjor är ju att verksamheten är spridd på många olika ställen och därför finns ett inbyggt behov av information, kommunikation och umgänge.

Internet har skapat helt nya förutsättningar för att på ett enkelt sätt vara aktiv när det gäller information i kedjan. Många franchisekedjor har sitt eget intranät där information kan publiceras löpande för alla samtidigt. Även kedjans handbok kan med fördel göras tillgänglig via Internet – se kapitel 19, Handboken. En allt viktigare arbetsuppgift för franchisegivaren är att organisera informationen på ett bra sätt så att den blir enkelt tillgänglig för rätt person, vid rätt tid och i rätt omfattning och detaljnivå.