Från ett dåligt samvete i bokhyllan till ett dagligt verktyg

En svårighet som de allra flesta franchisekedjor dras med är att handboken inte används löpande. Risken är att handboken blir en pärm som bara står och samlar damm i bokhyllan. Det innebär att vissa handböcker inte uppdateras löpande och till och med innehåller instruktioner som inte längre gäller.

Genom att de flesta handböcker som görs idag är tillgängliga via Internet istället så blir det väsentligt enklare att hålla handboken uppdaterad. När en förändring ska in i handboken så är det ju lättare att göra förändringen en gång i en nätbaserad handbok än att skicka ut papperskopior till varje enskild franchisetagare. Ny teknik har alltså på ett markant sätt förändrat och förbättrat vår förmåga att tillhandahålla och uppdatera handböcker.

Att handböckerna ofta inte utnyttjas fullt ut i det dagliga arbetet beror emellertid inte i första hand på om handboken produceras på papper eller finns tillgänglig via internet. Problemet är istället att det är svårt att skriva handböcker som gör det möjligt för medarbetaren att lätt finna den instruktion som han eller hon behöver i det aktuella ögonblicket. Den information som man behöver finns ofta inbäddad i ett kapitel som innehåller mängder av text som inte återges på ett överskådligt sätt, och det tar därför för mycket tid och ansträngning att nå informationen.

Genom att använda ny teknik och nytt arbetssätt kan man numera göra handböcker som blir en integrerad del i det dagliga arbetet. Arbetssättet går ut på att utgå från varje medarbetares behov av information och skapa enkla sökvägar inom en nätbaserad handbok. Detta arbetssätt skapar helt nya möjligheter att använda handböcker i franchisekedjor. Det går utmärkt att använda denna teknik både för kedjor som redan har en traditionell handbok och för dem som just är i färd att skriva sin första handbok.