Handboken – en bilaga till avtalet

Handboken ingår ofta som en bilaga till franchiseavtalet. I det här avsnittet diskuterar vi framförallt den betydelse handboken har som bilaga.

Handboken kan ha många namn – manual, driftshandbok, operations manual – men är alltid samma instrument som ger instruktioner kring den dagliga driften av verksamheten. Som franchisegivare vill man dra upp huvudreglerna i avtalet samtidigt som man ger detaljregleringen i handboken. Ett avtal som innehåller detaljregler skulle bli alltför omfattande och dessutom omöjligt att arbeta med. Ett avtal är en handling mellan två parter där det krävs bådas medgivande till ändring av innehållet. En handbok med instruktioner om den dagliga driften måste kunna ändras löpande i takt med att de affärsmässiga omständigheterna förändras.

Handboken ska detaljerat förklara affärskonceptet från affärsidé till hur det ska utföras i praktiken. På så sätt överförs den know-how som franchisegivaren har skapat och som franchisetagaren behöver för att utföra det dagliga arbetet. Handboken ska vara praktiskt uppbyggd så att franchisetagaren finner svar på de flesta frågor som kan dyka upp. Handboken ska också vara det goda hjälpmedlet vid nyanställning av personal.

Ju fler konkreta detaljer som står i handboken, desto lättare blir det att skapa det enhetliga franchisesystemet. Handboken blir därmed också utgångspunkten för kvalitetssäkringssystemet – står det i handboken är det normen man utgår ifrån. Vid förändringar och utveckling kommer nyheten genom ett tillägg eller en förändring i handboken och blir därefter gällande i hela franchisesystemet. Genom handboken har varje franchisetagare sin riktlinje; detta är hur systemet ska tillämpas.

Man ska ange i avtalet att det är den senaste utgåvan av handboken som är aktuell för avtalstexten. Då kan franchisegivaren kontinuerligt förbättra och anpassa konceptet till de förändringar som sker på marknaden och införa dem i handboken utan att vara tvungen att varje gång omförhandla samtliga franchiseavtal. Detta är en grundläggande förutsättning för att värdet av en franchise ska bestå över tiden och därför hanterar också de allra flesta franchisekedjor i hela världen frågan så.

Genom att göra handboken till en del av avtalstexten kan man för- ändra kedjans arbetssätt över tiden så att kedjan fungerar på bästa sätt på en konkurrensutsatt marknad. Som framgår av vad vi skriver, bland annat i detta kapitel, innebär det förvisso inte att en franchisegivare kan göra vilka förändringar som helst.

Överföring av know-how

Handboken spelar en väsentlig roll i överföringen av know-how från franchisegivare till franchisetagare. Redan i gruppundantaget för franchiseavtal preciserades som grundkrav för franchising att man använde en gemensam identitet, att man överförde know-how och att man lämnade löpande support. Dessa tre begrepp preciserades i sin tur, och avseende överföring av know-how konstaterade man att den skulle vara hemlig, substantiell och identifierad.

Ett bra sätt att få överföring av know-how på ett identifierat sätt är att skriva ned så mycket av sin kunskap och erfarenhet som möjligt i en handbok. Detta krav har testats i ett mål vid svensk domstol men dock aldrig högre upp än tingsrättsnivå. Domen är dock en välskriven checklista på de krav som ställs genom det gamla gruppundantaget.

Förändringsrätten

En handbok kan – och ska – förändras under avtalstiden. I franchiseavtalet skrivs det därför oftast in att franchisesystemet måste kunna utvecklas under avtalets löptid och att franchisegivaren därför måste tilllåtas genomföra förändringar i konceptet, utan att förhandla med varje franchisetagare vid varje tillfälle. Utan en sådan bestämmelse i avtalet har franchisegivaren ingen rätt att förändra konceptet under lö- pande avtalstid. Förändringarna måste genomföras med en viss varsamhet.

Skälighet

Det som förändras får inte vara alltför genomgripande i konceptet. Om förändringen innebär att franchisetagaren ska vidareutbilda sig under längre tid, anställa speciell kompetens, kraftigt utöka personalstyrka eller lokaliteter, förändra öppettider radikalt, lägga till eller dra bort viss stor del av verksamheten eller annan betydande förändring, kan inte franchisegivaren genomföra förändringen ensidigt utan att förhandla om avtalet. Skäliga förändringar är att marknadsföringspolicyn förändras och exempelvis koncentreras till miljötänkande eller att profilklädseln förändras eller att sortimentet förändras.

Förutsägbarhet

Med hänsyn till den lagstadgade upplysningsskyldigheten bör franchisegivaren inte förändra de grundläggande förutsättningarna som franchisetagaren har baserat sitt beslut på då man gick in i franchisesystemet. Av de åtta punkterna som följer av lagen – se kapitel 16 – är troligen uppgifterna om konceptet respektive avgifter och ersättningar de viktigaste. För att inte dra undan förutsättningarna för ett framtida samarbete ska franchisegivaren inte genomföra förändringar i handboken som påverkar huvudsyftet för franchisen, avgifter eller ersättningar.

Franchisetagaren har rätt att känna sig trygg i syftet med verksamheten och även hur mycket det kostar att delta i denna verksamhet. Skulle franchisegivaren trots det vilja eller till och med vara tvungen att förändra just dessa delar finns alltid möjligheten att förändra efter förhandling med varje franchisetagare.

Förändringsrättens bakdörr

Eftersom förändringsrätten är ett så annorlunda medel i avtalssammanhang har det också vuxit fram motmedel mot missbruk av förändringsrätten.

Normalt sett träffar två parter ett avtal och ser till att allt står i avtalet. Vill någon av parterna ändra något i avtalet måste man förhandla med den andra parten och övertyga denne om att ändringen ska infö- ras. Man skriver då om avtalet eller skriver ett tillägg som båda parter skriver under. I franchisesammanhang skriver man in allt av betydelse i franchiseavtalet men reglerar ”vardagliga” ting i handboken. Man kan redan i avtalet skriva in en rätt för franchisetagaren att utträda ur franchiseavtalet om en förändring i handboken objektivt sett är oskälig, vä- sentlig eller påverkar förutsägbarheten. En sådan klausul kallas ofta för ”bakdörr”.