Hur gör man en handbok?

Viktiga krav

I avsnittet ovan, Handboken – en bilaga till avtalet, diskuterar vi vilken betydelse handboken kan ha utifrån juridiska krav.

Utgångspunkten är att den know-how som en franchise innehåller måste vara hemlig, substantiell och identifierad. Det betyder att handboken ska finnas nedskriven, att den inte enbart ska innehålla allmänt känd information och att den i sin helhet bara ska vara tillgänglig för dem som är knutna till franchisen. Den innehåller självklart även information som är känd för allmänheten, som till exempel sortiment, marknadsföring och varumärke. Det som ska vara hemligt är helheten i affärskonceptets know-how, det är specifikt för just den franchisen och den informationen ska endast vara tillgänglig inom franchisen.

Börja med en enkel version och bygg ut allteftersom

Kom ihåg att en handbok ständigt utvecklas och den förbättras över tid. Man bör se utvecklingen av en handbok som en fråga om versioner och generationer. Vissa franchisekedjor som funnits mycket länge, exempelvis Burger King och McDonalds, har suveräna handböcker fulla med detaljer som baserar sig på erfarenheter från tusentals restauranger under mer än femtio år. Det är självklart så att de handböcker som dessa kedjor har idag är väsentligt bättre än den första som de skrev för många år sedan. Det är därför en klok insikt att inte gapa efter för mycket, för då blir man aldrig färdig med den första handboken.

Som tidigare nämnts så hänvisar man i franchiseavtalet till instruktioner i handboken på en rad olika ställen. Det innebär att handboken som ett första steg måste innehålla klara instruktioner i de aktuella ämnen som det hänvisas till i avtalet. En klok insikt är därför att börja med att skriva in dessa instruktioner. Det som därmed är skrivet skulle man kunna kalla för handbokens betaversion.

Version 1 av handboken ska vara klar när man skriver det första franchiseavtalet. Den första versionen måste givetvis möta lagens krav vad gäller att vara substantiell. I praktiken innebär det att handboken ska beskriva hur franchisetagaren ska bedriva sin verksamhet i de delar som är väsentliga för driften. De arbetsmetoder och rutiner som är nödvändiga för att kunna driva verksamheten som det är tänkt ska därför vara med i Handbokens version 1. En klok insikt är alltså att koncentrera sig på det viktigaste först och skriva så mycket som är nödvändigt för att franchisetagaren ska ha nytta av informationen.

Det avgörande är inte att handboken innehåller många sidor. En handbok på 200 sidor behöver inte nödvändigtvis vara mer substantiell än den som är på 50 sidor. Det viktiga är att innehållet ger franchisetagaren god hjälp och handledning och att texten blir ett bra underlag för utbildning och kvalitetssäkring.

När man bygger upp en franchisekedja kommer man att upptäcka en viktig aspekt av hur informationen överförs. I början kommer franchisegivaren att överföra sin know-how till varje enskild franchisetagare i första hand genom att visa och berätta. Handboken är då tunnare och mindre detaljrik. Efter hand skriver franchisegivaren in det som man visar och berättar i handboken och kommande franchisetagare kan läsa sig till informationen istället. En klok insikt är att löpande omforma den ”muntliga traditionen” till skriven text och bild i handboken.

Tänk igenom din verksamhet och vad som är viktigt för en franchisetagare att få ta del av. Utifrån det gör du en innehållsförteckning till handboken. Bestäm sedan – och anteckna gärna det – i vilka kapitel olika informationsavsnitt ska komma. Se till att identifiera i vilka kapitel du ska lägga in instruktionerna för de hänvisningar som finns i franchiseavtalet. Börja därefter med de viktigaste kapitlen.