Ekonomi och administration

Ekonomi och administration tycker många egenföretagare är ett nödvändigt ont, även om de flesta förstår att det är viktigt.

Ekonomisystem

Franchisegivaren måste ha god kontroll över den ekonomiska situationen hos kedjans franchisetagare och därför ska franchisen tillhandahålla instruktioner, regler och råd om hur franchisetagaren ska ordna sin bokföring och redovisning. I Franchiseprospektet bör man därför beskriva grundprinciperna.

Först och främst bör man ge en överblick av vad franchisens ekonomisystem omfattar. I vissa franchiser utför franchisegivaren vissa tjänster åt franchisetagaren, i andra är det franchisetagaren som ansvarar för all hantering av ekonomi och administration. Därför bör arbetsfördelningen framgå tydligt i början av det här avsnittet i Franchiseprospektet.

I de allra flesta fall är det franchisetagaren själv som ska svara för att bokföring och redovisning sker. En god rekommendation är att kräva att franchisetagaren använder sig av en professionell redovisningsbyrå. Det är dock mycket vanligt att franchisetagaren hellre vill låta sin man/ hustru eller någon annan närstående sköta bokföringen för att på så vis spara pengar. Det är dock lämpligt att stå emot dessa argument och ändå kräva att franchisetagaren anlitar en bokföringsbyrå. Franchisegivaren bör ange på vilka minimivillkor bokföringsbyrån ska anlitas.

Dessa villkor bör bland annat innehålla:

• Rapporteringstakt – senaste dag en viss rapport måste vara färdig
• Kontoplan – alla franchisetagare ska använda samma för att det ska gå lätt att jämföra
• Rapporternas utseende

Franchisegivaren ska ha rätt att begära rapporter direkt från bokföringsbyrån, för att i god tid få rapporter med information av rätt kvalitet. Då ökar möjligheterna att reagera tidigt på eventuellt vikande resultat eller dålig likviditet och liknande. Det är inte ovanligt att franchisetagare som det börjar gå dåligt för också börjar komma med sena och dåligt underbyggda rapporter, om det kommer några alls. I kapitel 14, Drift av franchisekedja, kan du läsa mer om hur och varför en franchisegivare bör utföra kontroll och åtgärder för att upptäcka och stävja dålig ekonomisk utveckling i tid.

Budget och prognoser

I en ”fullvuxen” franchisekedja är det svårt för franchisegivaren att budgetera om inte alla franchisetagare också gör det och framförallt gör det på samma sätt. Det är också lättare för en franchisetagare att göra en budget om alla andra gör på samma sätt, då kan man dra nytta av varandras nyckeltal och erfarenheter. Även i budgetarbetet kan man alltså dra nytta av stordriften.

Om franchisegivaren försöker införa ett budgeteringssystem när franchisetagarna varit inne i kedjan ett tag kommer det förmodligen att möta motstånd, därför bör det framgå tydligt redan i prospektet hur detta ska gå till. I Franchiseprospektet bör man dels tala om budget och vilka andra prognoser som ska göras. Dels bör man berätta om hur processen går till och vilket underlag som kan förväntas från franchisegivaren. Detaljerade beskrivningar av hur och varför ska däremot sparas till Handboken.

Rapportering

I franchiseprospektet bör framgå vilka typer av rapporter franchisegivaren vill få in. Där bör också finnas information om hur ofta dessa rapporter ska lämnas och vilken feedback som franchisegivaren lämnar på rapporterna. Det här är viktigt eftersom franchisegivaren också har en viktig funktion som business controller för franchisetagarna. Med information tidigt i en process kan man tillsammans sätta in åtgärder i tid innan problemen blir för stora. En del egenföretagare är inte särskilt begeistrade i att skriva rapporter, därför måste rapporterna vara nödvändiga och enkla att producera och behovet av dem ska vara tydligt redan från start. Läs mer om detta i kapitel 14, Drift av franchisekedja.